PromptsMicrosoft 365 Copilot-prompt

Checklist voor je vakantie

Stel een briefing op voor je laatste werkdag vóór je vakantie, met dringend werk, risico’s, delegatie, vergeten afspraken en prioritaire acties.

Door Arnaud Llamas BravoGepubliceerd op 10 augustus 20262 min. leestijd

Doel: Een briefing opstellen voor je laatste werkdag vóór je vakantie, met dringend werk, risico’s, delegatie, vergeten afspraken en acties met de grootste impact.

Zo gebruik je het

Plak deze prompt de dag vóór je vertrek in Microsoft 365 Copilot. De prompt veronderstelt dat Copilot de relevante Microsoft 365-activiteiten van de voorbije 30 dagen kan raadplegen. Pas « morgen » of de periode van 30 dagen aan indien nodig en controleer alle afgeleide risico’s en afspraken.

Prompt

🏖 Checklist voor je vakantie

Ik vertrek morgen met vakantie.

Bekijk mijn Outlook-e-mails, Teams-chats, agenda, taken in Microsoft To Do/Planner, Loop-pagina’s, OneDrive/SharePoint-documenten, vergadernotities en andere Microsoft 365-inhoud waartoe je toegang hebt van de voorbije 30 dagen.

Treed op als mijn directieassistent.

1. Onmiddellijke prioriteiten
Bepaal alles wat vóór mijn vertrek aandacht nodig heeft, waaronder:
• dringende acties;
• e-mails die op mijn antwoord wachten;
• Teams-berichten die een reactie vereisen;
• goedkeuringen die op mij wachten;
• naderende deadlines;
• vergaderingen die voorbereiding vragen;
• vergaderingen die ik moet annuleren, weigeren of delegeren;
• openstaande afspraken of beloften.

2. Risico’s
Bepaal wat tijdens mijn afwezigheid een probleem kan worden, waaronder:
• projecten die risico lopen;
• klanten of belanghebbenden die iets verwachten;
• mensen die door mijn afwezigheid geblokkeerd kunnen raken;
• ontbrekende informatie of onafgewerkt werk;
• zaken die vergeten lijken.

Beoordeel elk risico als hoog, gemiddeld of laag en leg uit waarom.

3. Mogelijkheden voor overdracht
Beveel aan:
• welk werk ik kan delegeren;
• wie ik vóór mijn vertrek moet informeren;
• welke vergaderingen iemand anders kan bijwonen;
• welke beslissingen ik vóór mijn vertrek moet nemen;
• wat zonder risico kan wachten tot mijn terugkeer.

4. Verborgen prioriteiten
Identificeer op basis van patronen in mijn e-mails, chats en vergaderingen wat belangrijk lijkt maar mogelijk aan mijn aandacht is ontsnapt.

Let onder meer op:
• herhaalde opvolging;
• gesprekken die plots zijn stilgevallen;
• onbeantwoorde vragen;
• verzoeken van leidinggevenden of directieleden;
• vergeten beloften;
• belangrijke documenten waarmee niets is gebeurd.

5. Managementsamenvatting
Begin met een briefing van maximaal 10 punten over:
• wat vandaag absoluut moet gebeuren;
• de grootste bedrijfsrisico’s;
• de grootste kans;
• wie ik vóór mijn vertrek moet contacteren.

6. Mijn vakantiechecklist
Orden alles in vier rubrieken:

✅ Vandaag doen
…

👥 Delegeren
…

📢 Informeren
…

⏳ Kan wachten tot ik terug ben
…

Sluit af met één laatste rubriek:

7. « Als ik nog maar 30 minuten heb vóór mijn vertrek… »
Rangschik de acties met de grootste impact volgens prioriteit.